Heb jij die vraag wel eens moeten beantwoorden? Of is jouw organisatie er volgens de directie nog (lang) niet aan toe?

Zelf kom ik regelmatig bij organisaties met een tradionele structuur; afdelingen werken vooral aan afdelingsgerichte activiteiten passend in het primaire proces, met regelmatige en traditionele vergadermomenten met email als belangrijkste middel om onderling informatie uit te wisselen.

Een beetje te vergelijken met het binnenwerk van een opwindbare klok; ieder tandwiel zet een andere in beweging volgens een vaste volgorde en met dito voorspelbare snelheid. Allemaal erg overzichtelijk en prettig vanuit de gewenste voorspelbaarheid van het begrip tijd. Maar wat nu als de organisatie te maken krijgt met (snel) veranderende marktomstandigheden? Is dan bovengenoemde manier van werken nog steeds gewenst?

 Vaak hoor ik antwoorden als; "onze organisatie heeft nu eenmaal standaard (kwaliteits) processen welke inderdaad werken als een soort klok; een auto maak je nu eenmaal ook niet in omgekeerde volgorde." Klopt! Maar wat nu als de consument, overheid of concurrent een behoefte of eis heeft gevonden die jouw product of dienst niet kan vervullen? Hoe lang duurt het dan voordat jouw organisatie het aanbod kan hebben aangepast? En de afnemers van de recente vernieuwingen op de hoogte heeft gesteld?

Effectief reageren op veranderende marktomstandigheden of klantwensen vereist dus snelheid en effectiviteit op gebieden als:

• interne en externe communicatie (visa versa)
• creativiteit bij het aanpassen van het product of dienst
• delen van kennis binnen en buiten de organisatie
• samengevat: het vinden van de juiste persoon (ervaring en vaardigheid) op het juiste moment.

In de traditionele wereld zou dat betekenen, meer vergaderingen, langere werkdagen en steeds met dezelfde personen (=zelfde kennis en creativiteit) dezelfde onderwerpen bespreken.

Social media tools (zoals Twitter, Facebook, SlideShare, etc) kunnen helpen beter in contact te komen en te blijven met onze klanten. Maar dat contact zal vroeg of laat ook vereisen dat de organisatie effectief reageert of communiceert (binnen en buiten de organisatie). En daarbij kunnen interne social media tools weer behulpzaam zijn. Als een organisatie dit geheel goed beheerst wordt het ook wel een "social business" genoemd.

Een social business* functioneert vanuit de gedacht dat:

• communicatie openbaar (vindbaar) plaatsvindt
• deelnemers automatisch kunnen worden genotificeerd op gerelateerde informatie
• dialogen, discussies en samenwerkingsverbanden spontaan, soms tijdelijk maar vooral NIET hierarchisch plaatsvinden

Ik vergelijk het wel eens met de werking van ons brein; je hebt vast wel eens meegemaakt dat je versteld staat van je eigen talent om zonder vaste structuren te kunnen denken en zaken associatief** te kunnen oplossen.

Dus zeer effectief gebruik maken van aanwezige informatie, ervaring, vaardigheden binnen en buiten de organisatie.

Nou hoor ik je denken: "Okay, dus functioneren als een social business betekent effectiever en sneller kunnen inspelen op markt- en behoefteveranderingen. Prima. Maar wat kan dit dan concreet opleveren?"

Wat vind je van:

• Betere kennis van en inzicht in de behoeften en beweegredenen van je afnemers
• Betere toepassing van (onzichtbaar) aanwezige kennis binnen en buiten de organisatie
• Verlaging van de (verkoop, reclame en personeels) kosten
• Verhoging van het rendement en naamsbekendheid
• Automatisch gevonden worden in plaats van eindeloos zoeken naar nieuwe klanten

Het klinkt erg aantrekkelijk allemaal toch? Maar waarom wordt dan niet iedere organisatie direct een social business?

In mijn praktijk blijkt nog lang niet iedere organisatie op de hoogte te zijn van de mogelijkheden. Wat dat betreft staan we nog aan het begin van deze ontwikkelingen. Maar bedrijven die wel de mogelijkheden zien, blijken vaak te ervaren dat het niet eenvoudig is om bestaande gewoonten te verlaten en nieuwe manieren van werken te adopteren. Vandaar ook dat verandermanagement steeds vaker genoemd wordt binnen de context van het nieuwe werken.

Want hoe leer je jezelf en je collega's te denken in termen van:

• Geen hierarchische structuur, maar iedereen is gelijk; niet de functie maar talent bepaalt iemands waarde
• Variëteit en maatwerk zijn de nieuwe standaard
• Thema’s en taken zijn leidend, niet de grenzen van organisaties
• Niet eindeloos zoeken, maar ervoor zorgen dat je gevonden wordt
• Zelf bepalen hoe, waar, wanneer en met wie men werkt aan concrete resultaten
• Zelf leren bloggen in het kader van transparantie en samenwerking
• Iedereen is zelf verantwoordelijk voor de eigen ontwikkeling
• Inspireren en sturen met behulp van collectieve ambities
• Digitale kennis & vaardigheden maken onderdeel uit van het vak
• etc.

Genoeg uitdagingen dus voordat we de vruchten kunnen plukken van een social business.

Maar zeg eens eerlijk.. In deze economische tijden met bijbehorende onzekerheden,... werk je dan liever in een organisatie vergelijkbaar met een opwindbare klok of vergelijkbaar met een brein?

Fijne vakantie!

Groet,

Stef

*Een social business kenmerkt zich vooral door het feit dat het handelt vanuit de behoefte van de klant, en de interne organisatie daarop inricht of aanpast. Een bedrijf dat zijn oren continu on- en offline te luister legt en handelt op basis van wat het hoort en ziet. Zodat optimaal kan worden ingespeeld op opportunitiesin de markt.

**http://nl.wikipedia.org/wiki/Associatie_(psychologie)