In een reeks van interviews, laat ik mensen aan het woord die iets doen met sociale media. Vaak intern bij organisaties, maar soms ook extern. Deze maand is het woord aan Linda Goeman en Sander Zwart, werkzaam bij BBned. Een organisatie die breedbanddiensten levert aan service providers en telecombedrijven.
In een zeer modern gebouw word ik ontvangen door Linda en Sander. Beide zijn vanuit hun vestiging verantwoordelijk voor de implementatie van een nieuw intranet. Linda is vooral verantwoordelijk voor de inhoud, terwijl Sander zich meer met de techniek bezighoudt. Het nieuwe intranet, dat een rustig en professioneel karakter heeft, is net een maand operationeel.
Linda trapt af: “De aanleiding ligt in het feit dat we graag één intranet wilden creëren voor de vestigingen Hoofddorp en Nijmegen. Een platform om beide vestigingen bij elkaar te krijgen. Met dit nieuwe intranet is het goed gelukt een brug te slaan.”
Linda noemt nog een andere reden: “Ons huidige intranet was sterk verouderd. Het was toen erg gebaseerd op de organisatie structuur. Het nieuwe intranet is veel meer afgestemd op de behoeftes van de medewerkers.” Een van de tabbladen heet ‘Praktisch’, ik snap wat ze bedoelt.
“We hebben medewerkers in een heel vroeg stadium betrokken bij het proces. Aan de hand van een vooronderzoek kregen we inzicht in de verwachtingen ten aanzien van het nieuwe intranet. Zo creëerden we draagvlak en betrokkenheid.”, kijkt Sander terug.
We praten verder over de sociale componenten van het intranet. Sander: “Ook ons vorige intranet bevatte sociale componenten. Zo hadden medewerkers de mogelijkheid om op artikelen te reageren. Iets wat in de open en eerlijke cultuur van BBned past. Medewerkers konden anoniem reageren op artikelen, wat wel eens leidde tot reacties met een minder professioneel karakter. Vandaar dat we in het nieuwe intranet gekozen hebben voor een reactiemogelijkheid met naam en foto.“ Ik constateer dat het een wijze les is voor een ieder die met een sociaal intranet aan de gang gaat. Het zijn van die subtiele details die echt het verschil maken tussen succes hebben of niet.
Ik vraag hen naar andere sociale aspecten van het nieuwe intranet. “We wilden een platform maken waarbij mensen elkaar kunnen vinden. Daarom is het smoelenboek een prominent onderdeel van het intranet.” Ik kijk naar de screenshots die ze me tonen. Het smoelenboek is inderdaad indrukwekkend, het laat verschillende invalshoeken zien: vanuit het individu, maar ook vanuit de afdeling. “ Medewerkers kunnen daar hun interesses benoemen en ook is iedereen opnieuw op de foto gezet”, verklaart Sander nader.
“Naast de corporate informatie is een tabblad aangemaakt dat we ‘Sociaal’ noemen. Daar kunnen medewerkers hun eigen foto’s plaatsen, artikelen aanbieden via een online marktplaats en uiteraard op elkaar reageren.”
“Hoewel iedereen wel de mogelijkheid heeft om te publiceren, gaat het nog niet vanzelf”, antwoord Linda op mijn vraag over het levendig houden van het Intranet. “We hebben een mini handleiding geschreven en we trachten zo nu en dan iets uit te lichten. Het zit hem vooral in de herhaling. Ook een tip van de week gebruiken we hiervoor”. Ik zie veel parallellen met het opzetten van een community.
Leuk detail is dat ze kunnen zien hoeveel berichten iemand gepost heeft. Deze gegevens kunnen van dienst zijn om het intranet verder te optimaliseren. Een eventuele discussie over kleurgebruik hebben ze keurig platgeslagen door dit instelbaar voor de gebruiker te maken. Het zijn van die details die drempels wegnemen bij de gebruiker.
Ik vraag hen naar de toekomstige uitbreidingen op sociaal media gebied. “Omdat we net live zijn, gaan we eerst inventariseren welke zaken aanslaan. We zitten te denken om de profielfuncties verder uit te breiden, een poll in het leven te roepen of twitterachtige status updates op te nemen. Maar dit alles is nog toekomstmuziek.” Na het prettige gesprek, kan ik niet anders dan concluderen dat ik net gesproken heb met twee mensen die een mooi product hebben opgeleverd.
Radioweg 1c
1324 KW Almere
Postbus 1475
1300BL Almere
Tel:036 - 54 09 675
Fax:036 - 54 05 825